Het UBO-register: De nieuwe informatieverplichting vanaf 31 oktober 2018

In het kader van de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme zal het voor vennootschappen, trusts, vzw’s, stichtingen en juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts of fiducieën heel binnenkort verplicht worden om hun uiteindelijke begunstigden bij te houden in een centraal register: het UBO-register.

Wij beantwoorden alvast enkele vragen over deze nieuwe informatieverplichting.

1. Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een gecentraliseerde databank met gegevens over natuurlijke personen die eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over vennootschappen, trusts, vzw’s, stichtingen en juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts of fiducieën.

Het doel van het UBO-register is inzicht te krijgen in de eigendomsstructuren van voormelde juridische entiteiten om efficiënter de strijd aan te binden tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Het UBO-register is met andere woorden een register dat de ‘werkelijke eigenaar’ achter een vennootschap of een andere juridische entiteit vermeldt.

2. Wie wordt beschouwd als een ‘uiteindelijke begunstigde’?

De uiteindelijke begunstigden van een vennootschap zijn de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage (> 25%) van de stemrechten, de aandelen of het kapitaal aanhouden.

Ook natuurlijke personen die zeggenschap hebben via andere middelen (bijv. door middel van een aandeelhoudersovereenkomst of via het recht om de meerderheid van de bestuurders te benoemen of te ontslaan), komen in het vizier.

Indien de uiteindelijke begunstigden niet bepaald kunnen worden op basis van vermogensrechtelijk belang of op basis van zeggenschap, worden de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel als uiteindelijke begunstigden beschouwd.

3. Welke gegevens worden opgenomen in het UBO-register?

Vennootschappen delen aan het register volgende informatie over elk van hun uiteindelijke begunstigden mee:

  • Naam, eerste voornaam, geboortedag, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit(en), land van verblijf, volledige verblijfplaats
  • Datum waarop iemand uiteindelijke begunstigde is geworden
  • Rijksregisternummer
  • Categorie waartoe de uiteindelijke begunstigde behoort (aandeelhouder, zaakvoerder of gelijksoortige uitoefening van het zeggenschap, hoger leidinggevend personeelslid)
  • Behoort de uiteindelijke begunstigde afzonderlijk of samen met andere personen tot die categorie
  • Rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde
  • In geval van onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde: aantal tussenpersonen + volledige identificatie ervan
  • Omvang van het uiteindelijke belang (gewogen percentages of stemrechten)

4. Wie heeft toegang tot de gegevens in het UBO-register?

Naast de fiscus kan ook elke gewone burger het UBO-register raadplegen. Ter bescherming van de privacy zullen echter bepaalde persoonsgegevens (de voornaam, het rijksregisternummer en het adres) niet zichtbaar zijn.

Indien de openbaarmaking voor een uiteindelijke begunstigde een onevenredig risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie zou inhouden, kan de begunstigde om geheimhouding van zijn gegevens verzoeken. Deze uitzondering kan enkel worden tegengeworpen aan burgers. De overheid (fiscus) blijft dus steeds toegang hebben tot de informatie over de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen.

5. Wanneer dient de informatie te worden meegedeeld?

In principe moesten de voormelde gegevens de eerste keer in het register worden ingevoerd tegen uiterlijk 30 november 2018, maar de FOD Financiën geeft nu uitstel tot 31 maart 2019.

Latere wijzigingen van de voormelde gegevens zullen ook telkens binnen de maand nadat de wijziging gekend is, doorgegeven moeten worden aan het UBO-register. Bovendien dient de aangeleverde informatie jaarlijks bijgewerkt te worden en wordt ze voor een periode van tien jaar bewaard.

Inbreuken op de informatieverplichting worden beteugeld met een boete van 250 tot 50.000 euro (!).

6. Actie ondernemen?

Omdat de praktische modaliteiten van het UBO-register nog verder bij ministerieel besluit uitgewerkt moeten worden en omdat het UBO-register zelf nog niet operationeel is, kan op dit moment nog geen informatie worden meegedeeld aan het UBO-register. Het is wel aangewezen om nu reeds de nodige informatie te verzamelen zodat de gegevens tijdig kunnen worden ingevoerd wanneer het register operationeel wordt.

Heeft u nog vragen over deze nieuwe maatregel, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.