Déclaration de confidentialité

1. Introduction

Groep Accofisc se soucie de la protection de vos données personnelles. Cette déclaration de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous traitons ou pouvons traiter les informations que nous avons recueillies ou que nous collecterons à l’avenir sur votre personne. Lorsque vous visitez notre site web (www.accofisc.be) ou faites appel à nos services, il est presque inévitable que vous partagiez certaines données personnelles avec nous, comme votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou encore votre adresse IP.

Ces données personnelles nous permettent de vous identifier en tant que personne physique.

Vous êtes identifiable dès que nous pouvons établir un lien direct ou indirect entre une ou plusieurs données à caractère personnel et vous en tant que personne physique. La question de savoir si nous établissons ce lien de manière effective ou non ne joue ici aucun rôle.

Cette politique de confidentialité s’applique au site web de Groep Accofisc, à toutes les autres applications de portail et, de manière générale, aux communications de Groep Accofisc et de ses sociétés liées.

Nous traitons vos données personnelles conformément à cette déclaration de confidentialité. Pour toute autre information, question ou remarque à propos de notre politique de confidentialité, vous pouvez nous écrire à info@accofisc.be ou nous téléphoner au 056/23.18.80.

2. Le responsable du traitement des données

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Groep Accofisc, une société civile sous forme d’une société privée à responsabilité limitée, dont le siège social est situé President Kennedypark 24 boîte 2 à B-8500 Courtrai (ci-après dénommée « Accofisc », « nous », « nos » ou « notre »). Concrètement, cela veut dire que seul Accofisc détermine quelles données personnelles sont collectées, à quelles fins elles sont collectées et avec quels moyens elles sont traitées.

En notre qualité de responsable du traitement des données personnelles, nous pouvons faire appel à un « professionnel du traitement de données », c’est-à-dire à une personne physique ou morale qui traitera vos données personnelles à notre demande ou en notre nom et en respectant toujours nos instructions.

Groep Accofisc fait appel aux « agents et organismes de traitement » suivants :

  • des entreprises avec lesquelles nous collaborons à des fins de marketing ;
  • des entreprises avec lesquelles nous travaillons à des fins d’hébergement ;
  • des banques et des organismes financiers ;
  • des caisses d’assurances sociales et des secrétariats ;
  • des officiers publics (un notaire, par exemple).

Tous les agents et organismes de traitement susmentionnés doivent – RGPD oblige – assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles. Afin que leur responsabilité soit bien claire, nous avons mis sur papier les arrangements nécessaires avec chacun d’eux. Soyez dès lors assuré que nous appliquons les mêmes normes strictes pour tous nos agents et organismes de traitement.

3. ​Objectifs du traitement de données

Groep Accofisc traite les données personnelles aux fins suivantes :

  • Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.
    • 1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, nous nous devons vis-à-vis de nos clients et de leurs mandataires (notamment dans le cadre d’activités PEP) de collecter les données personnelles suivantes : le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance et, dans la mesure du possible, l’adresse ;
    • 2 ° en application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, nous nous devons de collecter les données personnelles suivantes relatives aux bénéficiaires finaux de nos clients : le nom, le prénom et, dans la mesure du possible, la date et le lieu de naissance et l’adresse ;
  • Le traitement de ces données personnelles est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas nouer de relation d’affaires (art. 33 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces).
  • Les obligations qui nous incombent vis-à-vis des autorités belges ou étrangères ou d’institutions internationales en exécution d’une obligation légale ou réglementaire ou d’une décision de justice ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime en vertu, notamment, des lois sociales et fiscales (listings TVA, fiches fiscales, etc.) actuelles et futures, nous imposent de traiter des données personnelles dans le cadre de la mission qui nous a été confiée.
  • Le traitement de ces données personnelles est une obligation légale ; sans elles, nous ne pouvons pas nouer de relation d’affaires.
  • Exécution d’une convention en matière de services comptables et fiscaux. Le traitement des données personnelles concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, …, mais également des autres personnes impliquées dans leur activité en qualité de client ou fournisseur.
  • Échanger des informations et répondre à vos questions.
  • Vous contacter dans le cadre de procédures de sélection et de recrutement.
  • Vous informer des évolutions intéressantes au sein de Groep Accofisc et, plus généralement, des changements dans la législation fiscale susceptibles de vous intéresser.
  • Mettre à disposition le site web et son contenu de la manière la plus conviviale pour vous et votre ordinateur.

Base juridique

Groep Accofisc traite vos données personnelles dans le respect du RGPD et de toutes les autres dispositions légales pertinentes. Plus spécifiquement, nous nous basons pour le traitement de données à caractère personnel sur l’article 6.1. du RGPD, qui prévoit les fondements juridiques suivants :

  • 1. (a) consentement ;
  • 1. (b) nécessaire pour l’exécution d’une convention ;
  • 1. (c) nécessaire pour remplir une obligation légale ET
  • 1. (f) nécessaire pour défendre notre intérêt légitime à entreprendre.

4. Données personnelles

Groep Accofisc ne traitera que les données personnelles absolument nécessaires afin d’atteindre les objectifs, pour lesquels nous traitons les données.

Dans le cadre des objectifs visés à l’article 3, Groep Accofisc peut traiter entre autres les données personnelles suivantes : prénom, nom, adresse électronique, données biométriques (copie e-id ou adresse passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national, données financières (bancaires, par ex.), données d’identification électroniques (ex. : adresse IP, lieu, cookies), etc.

Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques effectuées via Taxonweb, les données suivantes seront également traitées, entre autres : nombre d’enfants à charge, âge des enfants, handicap éventuel, affiliation à un syndicat ou une organisation politique, informations médicales, etc.

Les données mentionnées ci-dessus seront également traitées dans le cadre de la déclaration TVA en ligne via MyMinfin.

Groep Accofisc traite également des données personnelles n’émanant pas de la personne concernée elle-même, comme des données personnelles communiquées par le client concernant, entre autres, ses travailleurs, administrateurs, clients, fournisseurs, etc.

Les données personnelles peuvent également provenir de sources accessibles au public, comme la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes, les données publiées sur le site web de la Banque nationale de Belgique, etc.

Les données ne sont traitées que pour autant qu’elles soient nécessaires afin de réaliser les objectifs énoncés à l’article 3.

Des données personnelles sont par ailleurs collectées lorsque vous utilisez le site web de Groep Accofisc (lorsque vous envoyez un formulaire de contact complété ou vous inscrivez à notre newsletter, par exemple) ou lorsque vous faites usage de nos services. D’autres données personnelles peuvent être collectées ultérieurement.

Enfin, Groep Accofisc utilise des cookies lorsque vous visitez son site web. Un « cookie » est une information qui est envoyée par le biais du serveur Internet vers votre navigateur Internet et qui est sauvegardée sur le disque dur de votre ordinateur. Le fait d’utiliser des cookies nous permet d’identifier le visiteur de notre site web et de lui offrir une expérience personnalisée, de retenir ses choix techniques (un choix de langue, par exemple) et de détecter et corriger les éventuelles erreurs sur notre site web. Vous pouvez décider de refuser l’utilisation de cookies si votre navigateur Internet prévoit cette option mais une telle décision risque d’avoir des conséquences pour l’usage que vous pouvez faire de (certaines applications de) notre site web.

5. Transfert de données personnelles

Eu égard à ce qui précède, et sauf dans la mesure où la communication de données personnelles à des organisations ou entités intervenant en tant que prestataires de services tiers pour le compte et sous le contrôle du responsable, est requise afin de réaliser les objectifs susmentionnés, le traitement des données personnelles est réservé à un usage strictement interne au sein de Groep Accofisc. Vos données personnelles ne seront par conséquent jamais vendues, ni transmises ou communiquées à des tiers, sauf si vous nous avez donné au préalable votre consentement exprès à cet effet.

6. Période de conservation

Les données personnelles traitées dans le cadre de la gestion de clients seront conservées le temps nécessaire afin de satisfaire aux exigences légales (entre autres en matière de comptabilité). Nous supprimerons vos données personnelles de notre banque de données dès que nous n’en aurons plus besoin afin de satisfaire à ces exigences légales ou lorsque vous exercerez valablement votre droit de demander la suppression de vos données personnelles.

7. Droits

7.1 Garantie d’un traitement légitime et sûr

Les données personnelles sont toujours traitées à des fins légitimes, comme exposé à l’article 5.

Les données personnelles sont collectées et traitées d’une manière adéquate, pertinente et proportionnelle et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs fixés.

7.2 Droits de consultation

Si vous prouvez votre identité (au moyen d’une copie de votre carte d’identité, par exemple), nous nous ferons un plaisir de vous indiquer quelles données personnelles vous concernant nous conservons et comment nous les utilisons.

7.3 Droit de correction

Si les informations dont nous disposons vous concernant sont inexactes ou incomplètes, nous pouvons toujours les corriger, à votre demande. Si certaines données personnelles (comme votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone) ne sont plus à jour, nous vous invitons à nous en informer afin que nous puissions les actualiser le plus rapidement possible.

7.4 Droit à l’oubli

Vous avez le droit d’obtenir que vos données soient supprimées dans les cas suivants :

  • lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles pour remplir les objectifs fixés ;
  • lorsque vous retirez votre consentement en vue du traitement de vos données personnelles et qu’aucune autre base légale n’autorise le traitement de vos données personnelles ;
  • lorsque vous avez introduit une plainte légale contre le traitement de vos données personnelles ;
  • lorsque vos données personnelles sont traitées d’une manière illégale ;
  • lorsque nous devons supprimer vos données personnelles en vertu d’une obligation légale.

Attention : dans certains cas, nous n’avons pas d’autre choix que de conserver vos données personnelles pendant un certain temps, même si vous préféreriez qu’il n’y ait plus aucune trace de vous dans notre base de données. La loi nous oblige, par exemple, à conserver nos factures à nos clients pendant 15/25 ans.

7.5 Droit à un traitement limité

Dans certaines situations, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles. C’est par exemple le cas lorsqu’il y a un litige à propos de l’exactitude de vos données ou lorsque celles-ci sont nécessaires dans le cadre d’une procédure juridique ou le temps pour Groep Accofisc de constater que vous pouvez exercer valablement votre droit d’obtenir la suppression de vos données.

7.6 Droit d’opposition

En vertu de l’article 6.1. (e) ou (f) du RGPD, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, à des fins de profilage ou à des fins découlant de nos intérêts légitimes. Nous ne traiterons plus vos données personnelles sauf si nous pouvons démontrer que des raisons légales impérieuses priment votre droit d’opposition.

7.7 Droit à la cessibilité de vos données

Vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous avez partagées avec nous dans un format structuré, courant et informatique (un fichier Excel, par exemple). Par ailleurs, vous pouvez céder vous-même ces données personnelles à un autre responsable de traitement ou nous demander de le faire si vous n’avez pas la capacité technique de le faire.

7.8 Droit au retrait de votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (lorsque vous avez donné ce consentement à des fins de marketing direct ou de profilage, par exemple).

8. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessus, vous pouvez envoyer une requête écrite avec preuve de votre identité à Groep Accofisc, President Kennedypark 24 – boîte 2, B-8500 Courtrai, Belgique, ou nous envoyer une requête électronique à l’adresse info@accofisc.be. Nous vous garantissons une réponse rapide, dans un délai de maximum un (1) mois après réception de votre requête.

9. Possibilité d’introduire une plainte

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous utilisons vos données personnelles, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de tutelle compétente (pour la Belgique: https://www.privacycommission.be/).

10. Modification de notre politique de confidentialité

Groep Accofisc se réserve le droit de modifier sa politique de confidentialité actuelle afin de se conformer à la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée.