PEPPOL. Je hoort het tegenwoordig overal. Ook Accofisc heeft begin 2024 al haar cliënten opgeroepen om tijdig een systeem van e-facturatie op te zetten. Intussen gingen er bij ons al vijf infosessies over dit onderwerp door, telkens met heel wat interesse van ondernemers.

We zetten de belangrijkste zaken graag nog eens op een rij.

Lees ook zeker even ons ander artikel hierover.

Is mijn digitale factuur altijd een e-invoice?

Nee. Een e-invoice is een gecodeerde factuur, gecreëerd volgens een gestandaardiseerde structuur met velden die voldoen aan de UBL (Universal Business Language) normen. Dit is dus zeker niet hetzelfde als een factuur die je in pdf-formaat hebt omgezet om zo via e-mail door te sturen.

Een echte gestructureerde elektronische factuur (e-invoice) wordt automatisch verzonden en verwerkt via een beveiligd systeem zoals Peppol, en komt zonder manueel werk in het facturatiesysteem van de ontvanger terecht.

Wat is PEPPOL precies?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd Europees netwerk waarmee je als ondernemer elektronische documenten – zoals facturen – rechtstreeks en veilig naar andere bedrijven kunt verzenden. Als ondernemer heb je dan ook een softwarepakket nodig dat compatibel is met het PEPPOL-netwerk zodat je een “PEPPOL Access Point” hebt. Dit toegangspunt zorgt ervoor dat de e-facturen op de juiste manier verstuurd en ontvangen worden via PEPPOL.

Voor wie geldt deze verplichting? Zijn er uitzonderingen?

Elke btw-plichtige onderneming is vanaf 1 januari 2026 verplicht om B2B-facturen elektronisch via PEPPOL te versturen en te ontvangen. Dit geldt ongeacht je grootte of sector. Ook kleine ondernemingen, vzw’s en vrije beroepen vallen hieronder zodra ze aan andere btw-plichtige bedrijven factureren.

Verstuur je enkel facturen naar particulieren, dan hoeft dit niet verplicht via het PEPPOL netwerk (B2C). Ontvang je als btw-plichtige onderneming wel facturen van leveranciers? Dan moet je die wél via PEPPOL kunnen ontvangen.

Voor buitenlandse facturatie geldt deze verplichting nog niet, maar vanaf 2030 zal e-facturatie de standaard worden binnen de EU. Uiteraard kan je nu al e-facturatie toepassen als ook je klant via PEPPOL werkt.

Een financieel duwtje in de rug

De FOD Financiën voorziet als tegemoetkoming aan deze verplichting ook twee fiscale maatregelen:

• 20% investeringsaftrek (verhoogd t.o.v. 15,5% voorheen) voor afschrijfbare digitale investeringen (vanaf 1 januari 2025);
• 120% kostenaftrek voor kleine vennootschappen en zelfstandigen die een abonnement op facturatiesoftware nemen (voor de jaren 2024 t.e.m. 2027).

Wat als je niet tijdig in orde bent?

Ontvang je vanaf 2026 nog op de ‘oude’ manier facturen (op papier, in pdf …), dan zal de btw die je daarop betaalt niet langer aftrekbaar zijn. Zowel jijzelf als je klant hebben dus geen andere keuze dan overstappen naar elektronische facturatie via PEPPOL.

Een stand van zaken

In België moeten zo’n 1,2 miljoen bedrijven overstappen op e-facturatie via het Peppol-netwerk. Volgens recente cijfers zijn momenteel slechts 250.000 bedrijven aangesloten. Dat betekent dat ruim 75% dit de komende zes maanden nog in orde moet brengen.

Bij Accofisc zetten we volop in op deze verplichte overstap. Meer dan 55% van onze cliënten is inmiddels aangesloten op Peppol, tegenover slechts 20% begin 2024. De reacties zijn uitermate positief.

E-facturatie biedt dan ook duidelijke voordelen: minder administratie, minder fouten, snellere betalingen en tijdwinst dankzij automatische verwerking van facturen.

Hoewel de verplichte invoering pas in 2026 start, komt die datum sneller dichterbij dan je denkt. We beseffen dat deze verandering voor veel zelfstandigen en kmo’s ingrijpend is. Heb je vragen of nood aan begeleiding op maat? Contacteer ons gerust — wij helpen je graag verder in deze digitale evolutie.