Privacy-verklaring

1. Voorafgaandelijk

Groep Accofisc is bezorgd om de bescherming van uw persoonsgegevens. Via deze Privacyverklaring willen wij u informeren over wat wij (kunnen) doen met de informatie die we over u hebben verzameld of in de toekomst nog zullen verzamelen. Van zodra u onze website (www.accofisc.be) bezoekt of beroep doet op onze dienstverlening, zal u bijna onvermijdelijk bepaalde persoonsgegevens met ons delen. Denk bijvoorbeeld aan: uw naam, adres, telefoonnummer, maar ook uw IP-adres.

Via die persoonsgegevens hebben we de mogelijkheid om u als natuurlijke persoon te gaan identificeren.

U bent identificeerbaar van zodra we een direct of indirect verband kunnen leggen tussen één of meer persoonsgegevens en u als natuurlijke persoon. Of we dat ook echt doen speelt hierbij geen rol.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website van Groep Accofisc , op alle overige portaaltoepassingen en in het algemeen op de communicatie die Groep Accofisc en de verbonden ondernemingen voeren.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring. Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent ons privacy beleid, kunt u terecht bij ons op info@accofisc.beof via het nummer  056/23.18.80

2. De Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Groep Accofisc, een burgerlijke vennootschap onder de vorm van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, met maatschappelijke zetel te President Kennedypark 24 bus 2, B-8500 Kortrijk (hierna “Accofisc”, “wij”, “we”, of “ons”). Concreet betekent dat alleen Accofisc bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden deze worden verzameld en met welke middelen die persoonsgegevens worden verwerkt.

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn we vrij om zogenaamde ‘gegevensverwerkers’ in te schakelen.

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

Groep Accofisc doet beroep op de volgende categorieën van « verwerkers »:

  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor hostingdoeleinden;
  • Banken en financiële instellingen;
  • Sociale verzekeringsfondsen en secretariaten;
  • Openbare ambtenaren (e.g. notaris).

Alle hierboven genoemde verwerkers zijn er – onder de GDPR – toe verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te verzekeren. Om onze verwerkers duidelijk op hun verantwoordelijkheid te wijzen, hebben we met elk van hen de nodige afspraken op papier gezet. U kan er dus van op aan dat we voor al onze verwerkers dezelfde strenge standaarden hanteren.

3. ​Verwerkingsdoeleinden

Groep Accofisc verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
    • 1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dienen wij met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen (bv in het kader van ‘PEP’-activiteiten) : de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres;
    • 2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dienen wij betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
  • De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33  Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
  • B. De op ons rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
  • De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
  • C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
  • D. Het uitwisselen van informatie en het beantwoorden van uw vragen.
  • E. Contact met u opnemen in het kader van selectie -en aanwervingsprocedures.
  • F. U op de hoogte houden van interessante ontwikkelingen binnen de Groep Accofisc en meer algemeen van fiscale ontwikkelingen die u mogelijks kunnen interesseren.
  • G. Teneinde de website alsook de inhoud ervan op de voor u en uw computer meest gebruiksvriendelijke manier ter beschikking te stellen.

Rechtsgrond

Groep Accofisc verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR en alle andere relevante wettelijke bepalingen. Meer specifiek baseren wij ons voor de verwerking van persoonsgegevens op artikel 6.1. GDPR, die in volgende rechtsgronden voorziet:

  • 6.1. (a) toestemming;
  • 6.1. (b) noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • 6.1. (c) noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting; en
  • 6.1. (f) noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.

4. Persoonsgegevens

Groep Accofisc zal enkel die persoonsgegevens verwerken die écht nodig zijn om de doelstellingen – waarvoor we ze verwerken – te bereiken.

In het kader van de in artikel 3 vermelde doeleinden, kan Groep Accofisc onder meer volgende persoonsgegevens verwerken; voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort adres), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer, financiële gegevens (bv. bankgegevens), elektronische identificatiegegevens (bv. IP-adres, locatie, cookies), edm.

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Taxonweb, worden onder meer ook volgende gegevens verwerkt: informatie omtrent het aantal kinderen ten laste, leeftijd kinderen, eventuele handicap, lidmaatschap vakbond, lidmaatschap politieke organisaties, medische gegevens, edm.

Daarnaast zal de verwerking van bovenstaande gegevens ook plaatsvinden voor het online invullen van  de BTW-aangifte via MyMinfin.

Groep Accofisc verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht, zoals persoonsgegevens die door de klant worden aangeleverd, onder andere betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, edm.

Persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van publiek toegankelijke bronnen, zoals de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de gegevens gepubliceerd op de website van de Nationale Bank van België, edm.

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover ze nodig zijn om de in artikel 3 vermelde doeleinden te verwezenlijken.

Wanneer u gebruikt maakt van de website van Groep Accofisc, worden eveneens persoonsgegevens verzameld (bijv. wanneer u een ingevuld contactformulier opstuurt of wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief) of wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening. Andere persoonsgegevens kunnen op een later tijdstip worden verzameld.

Tenslotte, maakt Groep Accofisc gebruik van cookies wanneer u onze website bezoekt. Een “cookie” is informatie die via de internet-server naar uw internetbrowser wordt verstuurd en wordt opgeslagen op de harde schijf van uw computer.Het gebruik van cookies maakt het voor ons mogelijk om de bezoeker van onze website te herkennen en deze een persoonlijke gebruikerservaring te bieden, om hun technische keuzes te onthouden (bijvoorbeeld een taal) en om eventuele fouten op de Website op te sporen en te corrigeren. U kan beslissen om het gebruik van cookies te weigeren indien uw internetbrowser deze optie voorziet, maar een dergelijke weigering kan mogelijk gevolgen hebben voor het gebruik dat u van onze website en van bepaalde toepassingen op onze website kan maken.

5. Overdracht van persoonsgegevens

Overeenkomstig wat voorafgaat, en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten – wiens tussenkomst als third service providersvoor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereiste is om de voormelde doelen te verwezenlijken, zullen de persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor intern gebruik binnen Groep Accofisc. Bijgevolg zullen Persoonsgegevens nooit worden verkocht, noch worden doorgegeven of gecommuniceerd aan derde partijen, behalve indien u ons daarvoor op voorhand uw expliciete toestemming hebt gegeven.

6. Bewaarperiode

De persoonsgegevens verwerkt voor klantenbeheer zullen worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (onder andere op het gebied van boekhouding). Wij zullen uw persoonsgegevens verwijderen uit onze databank van zodra wij ze niet langer nodig hebben aan de wettelijke vereisten te voldoen of wanneer jij op geldige wijze het recht tot verwijdering van jouw persoonsgegevens uitoefent.

7. Rechten

7.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking

Persoons worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uiteengezet in artikel 5.

Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vooropgestelde doelen te bereiken.

7.2 Recht op inzage

Indien u uw identiteit bewijst (bijv. aan de hand van een kopie van jouw identiteitskaart), informeren we u graag over welke persoonsgegevens wij precies van u bijhouden en wat we met die informatie doen.

7.3 Recht op rechtzetting

Indien de informatie die we over u hebben inaccuraat of onvolledig zou zijn, kunnen we dit op jouw vraag steeds corrigeren. Indien bepaalde persoonsgegevens (bijv. jouw e-mailadres of telefoonnummer) niet langer up to datezouden zijn, vragen wij u vriendelijk om ons hiervan op de hoogte te brengen. Wij passen de gegevens dan zo snel mogelijk aan.

7.4 Recht om vergeten te worden

U hebt het recht om de verwijdering van uw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen:

  • Wanneer we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de vooropgestelde doeleinden;
  • Wanneer je uw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens terug intrekt en er geen enkele andere wettelijke grondslag is die het verwerken van jouw persoonsgegevens toestaat;
  • Wanneer u op rechtmatige wijze een bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Wanneer uw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze verwerkt worden;
  • Wanneer we jouw persoonsgegevens moeten verwijderen op basis van een wettelijke verplichting.

Let op, in bepaalde gevallen kunnen we niet anders dan jouw persoonsgegevens gedurende een bepaalde tijd bij te houden, ook al zou je misschien liever voor de volle 100% geschrapt worden uit onze database. Zo zijn we bijvoorbeeld wettelijk verplicht om facturen aan klanten gedurende 15/25 jaar bij te houden.

7.5 Recht op beperking van de verwerking

In sommige gevallen heb je het recht om te vragen dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer er een geschil is rond de accuraatheid van de gegevens, als de gegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor Groep Accofisc om vast te stellen dat u geldig uw recht tot verwijdering kan uitoefenen.

7.6 Recht om bezwaar te maken

U hebt op basis van artikel 6.1. (e) of (f) GDPR het recht om u op ieder ogenblik te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit onze legitieme belangen. Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende wettelijke redenen zijn die primeren op uw recht om je te verzetten.

7.7 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht om de persoonsgegevens die je met ons gedeeld hebt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen (bijv. een Excel-file). Daarnaast mag u die persoonsgegevens zelf overdragen of door ons laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch onmogelijk is.

7.8 Recht op het intrekken van jouw toestemming

U hebt het recht om uw toestemming op ieder ogenblik in te trekken, bijvoorbeeld wanneer u die toestemming hebt gegeven voor direct marketing of profileringsdoeleinde

8. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Indien u één van bovengenoemde rechten wil uitoefenen, kan je een schriftelijk verzoek en bewijs van identiteit sturen per brief naar Groep Accofisc, President Kennedypark 24 bus 2, B-8500 Kortrijk, België of via e-mail aan info@accofisc.be. We garanderen u een spoedig antwoord, ten laatste één (1) maand nadat we uw verzoek ontvangen hebben.

9. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

Indien u niet akkoord gaat met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.privacycommission.be/).

10. Wijziging van het privacybeleid

Groep Accofisc behoudt zich het recht voor het huidig privacybeleid te wijzigen om zich te schikken naar de geldende wetgeving wat betreft de bescherming van het privéleven.