Om eventuele boetes te vermijden, is het belangrijk dat u bij het opmaken van bepaalde facturen steeds controleert of uw klant een geldig btw-nummer bezit én of deze periodieke btw-aangiftes indient. Deze controle van het btw-nummer kan via verschillende manieren die elk hun eigen voor- en nadelen hebben.

Waarom het btw-nummer controleren?

Dit is vooral belangrijk als u wil factureren met btw verlegd (verleggingsregel) of als u factureert met btw terwijl dit eigenlijk verlegd zou mogen zijn. Als de btw verlegd wordt, dan wil dat zeggen dat de leverancier geen btw in rekening brengt, maar deze verlegt naar de klant die goederen of diensten van hem afneemt. Deze facturatie met btw verlegd is het geval bij intracommunautaire levering (verkoop goederen aan buitenlandse btw-plichtige) en bij medecontractant (werken in onroerende staat).

Om met btw verlegd te mogen factureren, dient uw klant enerzijds een geldig btw-nummer te bezitten én anderzijds periodieke btw-aangiftes in te dienen. Anders is dit ongeldig.

Wanneer u toch verkeerd factureert, u factureert bijvoorbeeld met btw verlegd terwijl op deze factuur eigenlijk gewoon BTW aangerekend moest zijn of andersom, dan riskeert u een boete.

Het is dus belangrijk om consistent het btw-nummer van uw klanten te controleren.

Hoe het btw-nummer controleren?

Er zijn verschillende manieren waarop het btw-nummer gecontroleerd kan worden, met elk zijn voor -of nadelen:

1. KBO

De Kruispuntbank van Ondernemingen is, in tegenstelling tot wat veel zelfstandigen denken, géén goede maatstaf om het BTW nummer te controleren. Uit deze opzoeking blijkt niet of er al dan niet een btw-nummer is of dat er periodieke btw-aangiftes worden ingediend. De KBO is enkel handig ter controle van het ondernemingsnummer en de vestigingseenheid.

2. VIES

VIES staat voor VAT Information Exchange System (Systeem voor de uitwisseling van btw-informatie) en geeft wel aan of er een geldig btw-nummer bestaat, maar meldt niet of er een periodieke btw-aangifte wordt ingediend. Hierdoor is deze controle niet waterdicht gezien kleine ondernemingen die geen periodieke btw-aangiftes moeten indienen, ook als “geldig” in VIES zullen aangeduid staan. Dit is wel ideaal om buitenlandse btw-nummers te checken voor intracommunautaire opgaves.

3. Intervat

Op Intervat kan u een module “btw-regimes” terugvinden. Deze controle is de enige manier om met 100% zekerheid een btw-nummer te controleren. Hier kan je zien of het btw-nummer geldig is én of er periodieke aangiftes worden ingediend. Dit geldt echter enkel voor Belgische btw-nummers dus voor buitenlandse btw-nummers zal u zich moeten beroepen op VIES.