Op vandaag wordt er in ondernemingen meer en meer gebruik gemaakt van software om de ontvangsten en betalingen bij te houden in de plaats van een met de hand geschreven boek. Uit recente controles blijkt echter dat de fiscus toch nog steeds een authentiek dagontvangstenboek eist bij het nazien van de boekhouding.

Eerst en vooral dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen een dagontvangstenboek en een kasboek. In het kasboek worden alle bedragen vermeld die contant ontvangen of betaald worden. Als u enkel dit bijhoudt bent u niet in orde.

In het dagontvangstenboek dienen alle ontvangsten per dag (inclusief BTW) waarvoor geen factuur werd opgemaakt, vermeld te worden.

De ontvangsten moeten bijgehouden worden in een dagboek en dit per bedrijfszetel waarover hij beschikt (art. 14 §2 1^e lid 3° KB BTW nr. 1). Wanneer een particulier bijvoorbeeld een brood of schoenen gaat aankopen zal er zelden een factuur opgesteld worden. Indien u toch voor alle ontvangsten een factuur opmaakt dan is het dagontvangstenboek niet van toepassing.

Er moet in een onwijzigbare staat (geen potlood dus) bijgehouden worden wat het bedrag aan ontvangsten is per dag en per BTW-tarief.

De meeste klassieke methode is het ingebonden dagontvangstenregister van Exacompta. Een andere mogelijkheid is dat u per dag een afdruk neemt vanuit uw kassasoftware en dit inkleeft (m.a.w. geen kaft met alle afdrukken) in een vast schrift met genummerde pagina’s. Voor iedere dag dient u een pagina te voorzien, ook voor de dagen dat de zaak gesloten is. Het dagontvangstenboek dient de handelingen over een periode van 12 maanden te bevatten en dient dagelijks bijgehouden te worden. Bedragen per eenheid boven de 250 euro inclusief BTW moeten bovendien afzonderlijk vermeld worden. Een correctie is mogelijk maar u mag de originele ingave niet overschrijven, dit dient dan apart vermeld te worden.

Sinds 2007 voorziet de fiscus ook in het bijhouden van een digitaal dagontvangstenboek (E.T. 112.577 dd. 08/11/2007 en E.T. 112.577/2 dd. 12/02/2008) i.p.v. de papieren versie. Echter zijn de kasprogramma’s van de apotheken zoals bijvoorbeeld Farmad, Officinal, Greenock, Sabco, … niet voorzien in deze regelgeving en zijn deze pakketten niet afdoende om de papieren versie te vervangen.

Ook het bijhouden van de dagontvangsten in Excel zonder te voldoen aan bovenstaande regelgeving is niet voldoende aangezien Excel wijzigbaar is.

Het niet bijhouden van een dagontvangstenboek kan leiden tot boetes en verdere controle door de fiscus. Wij raden u aan om hier rekening mee te houden en om ons te contacteren bij verdere vragen.