De start van 2022 bracht een wijziging inzake de rapportering van de kosten eigen aan de werkgever met zich mee. De fiscale fiches 281.10 (voor werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders) zullen vanaf inkomstenjaar 2022 namelijk het totaal bedrag van alle terugbetaalde onkosten op basis van bewijsstukken en forfait moeten vermelden. Indien je nalaat om dit te doen, kunnen er administratieve boetes volgen.

Wat zijn kosten eigen aan de werkgever?

In principe is elke vergoeding die een werkgever aan zijn werknemer of die een vennootschap aan zijn bedrijfsleider toekent, een bezoldiging en dus belastbaar. In uitzondering hiervan werd een regime “kosten eigen aan de werkgever” gevormd waarbij de kosten die door de werknemer of bedrijfsleider betaald worden maar eigenlijk voor rekening van de werkgever/vennootschap zijn, vrijgesteld worden. De terugbetaling van deze kost is niet belastbaar in hoofde van de werknemer/bedrijfsleider en is een aftrekbare kost voor de werkgever/vennootschap.

De wijze van terugbetaling hiervan kan verschillen. Ofwel kan ervoor gekozen worden om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen via bewijsstukken (bonnetjes, facturen,..), ofwel kunnen de vergoedingen ook forfaitair vastgesteld worden. Het bestaan van deze kostenvergoeding moet altijd gemeld worden via een jaarlijkse fiscale fiche voor de werknemer (281.10) of voor de bedrijfsleider (281.20). Er zijn drie opties op de fiche afhankelijk van hoe de kosten vergoed worden:

Extra administratieve verplichting vanaf 2022

Om te vermijden dat bepaalde onkosten dubbel worden terugbetaald, zijnde via bewijsstukken terwijl dit eigenlijk al vergoed wordt via een forfaitaire onkostenvergoeding, is er vanaf 2022 een verruiming van deze administratieve verplichting ingevoerd. Vanaf heden moet alles wat terugbetaald wordt aan het personeelslid of de bedrijfsleider op fiche komen, zelfs als deze gewoon even iets voorschiet dat losstaat van zijn verloning. Als een personeelslid bijvoorbeeld de kosten van autokeuring voorschiet en dit terugkrijgt omdat het om een bedrijfswagen gaat, dan dient ook deze terugbetaling nu op fiche te komen.

Let op: ook een afboeking via rekening courant van de bestuurder, zal als een terugbetaling worden beschouwd!

Vanaf 2022 zien de drie opties op fiche er dan ook als volgt uit:

Een voorbeeld

Peter ontvangt van zijn werkgever een forfaitaire onkostenvergoeding van 100,00 euro per maand. Hiermee wordt verondersteld dat de kosten van zijn thuiswerk gedekt worden, o.a. gebruik van privécomputer, elektriciteit en verwarming van de bureel etc. Daarnaast heeft Peter ook een zakendiner waarvan hij de kosten van 150,00 euro betaalt met zijn eigen privérekening. Hij laat dit dan ook terugbetalen door zijn werkgever via een onkostennota.

Rekening houdend met bovenstaand voorbeeld, moet op Peter zijn fiche 281.10 een totaal bedrag van 1.200 euro (100 euro X 12 maanden) worden vermeld als forfaitaire onkostenvergoeding en daarnaast moet het bedrag van 150,00 euro ook vermeld worden als terugbetaling van onkosten o.b.v. bewijsstukken.

Naast de forfaitaire onkostenvergoeding, moet dan ook het bedrag van 150,00 euro doorgegeven worden aan het sociaal secretariaat zodat zij het totaal bedrag kunnen bijhouden en dit correct kunnen opnemen op fiche. Het is ook mogelijk deze onkostenvergoeding op loonfiche te laten terugbetalen maar het is niet verplicht.

Sanctie

Bij niet correcte uitvoering van deze verplichting, kan de werkgever een administratieve boete krijgen. De aftrek van de kost op zich, wijzigt in principe niet zolang er nog steeds bewezen kan worden dat de kost beroepsmatig is én er geen dubbel gebruik is met de forfaitaire onkostenvergoeding. Het is dus belangrijk om de terugbetaling van onkosten correct te rapporteren.

Maandelijkse onkostennota

Als je meerdere personeelsleden tewerkstelt, is dit uiteraard een extra administratieve last. Je voorkomt best zoveel mogelijk dat er onkosten door het personeel zelf worden voorgeschoten die erna moeten terugbetaald worden. Ook als bedrijfsleider betaal je best steeds met de rekening van de vennootschap zodat ook hier de administratieve rompslomp kan beperkt worden en er zo weinig mogelijk een bijkomende terugbetaling voorkomt.

Indien je toch bepaalde gemaakte kosten moet terugbetalen op basis van bewijsstukken, baat het om een goed overzicht te hebben van welke kosten er terugbetaald dienen te worden. Zo kan er bijvoorbeeld gewerkt worden met een maandelijkse onkostennota waar de privé betalingen opgelijst zijn met meteen de bewijsstukken aan toegevoegd. Dit kan gratis met een eenvoudige Excel-sheet of via elektronische platformen zoals MobileXpense, Rydoo,…tegen een kleine vergoeding. Deze onkostennota kan je zelf betalen vanuit uw onderneming of doorgeven aan sociaal secretariaat op maandelijkse/trimestriële of jaarlijkse basis die voor de uitbetaling via loonfiche zorgen (en aldus ook meteen over het juiste bedrag beschikken.