Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via PEPPOL verplicht voor de meeste Belgische ondernemingen bij B2B-transacties. Hoewel dit het facturatieproces digitaliseert, verandert er niets aan de juridische verplichting om een onjuiste of betwiste factuur tijdig en duidelijk te protesteren.

Een factuur blijft immers een eenzijdige rechtshandeling van de leverancier. Wanneer je niet akkoord gaat met een ontvangen factuur, is het belangrijk om je bezwaar uitdrukkelijk mee te delen. Doe je dit niet, dan kan de factuur onder bepaalde omstandigheden als aanvaard worden beschouwd, met mogelijke betalingsverplichtingen tot gevolg.

Hoe protesteer je een factuur correct?

PEPPOL en de boekhoudprogramma’s die ermee samenwerken, kunnen aan een factuur een technische status toekennen, zoals "afgewezen" of "geweigerd". De status toont echter enkel een interne verwerking aan maar geldt niet automatisch als een geldig juridisch protest. Het is belangrijk dat je leverancier daadwerkelijk en expliciet op de hoogte wordt gebracht van je bezwaar.

Wij raden aan om een betwiste factuur schriftelijk te protesteren via e-mail (bij voorkeur met ontvangstbewijs) of aangetekende brief. Vermeld daarbij duidelijk het factuurnummer, de factuurdatum en de reden van je betwisting. Denk bijvoorbeeld aan niet-uitgevoerde werken, foutieve hoeveelheden of een onjuiste prijs. Voeg indien nodig bewijsstukken toe om je bezwaar te onderbouwen.

Let op de termijn

Protesteer een factuur zo snel mogelijk na ontvangst. In de praktijk wordt vaak een termijn van 7 tot 14 dagen (tot maximaal één maand) gehanteerd als richtlijn, al hangt de beoordeling steeds af van de concrete omstandigheden. Ook wanneer een fout pas later aan het licht komt, kan protest nog mogelijk zijn.

Bewaar steeds het bewijs van je protest en van de ontvangst ervan door de leverancier, zoals een lees- of ontvangstbevestiging, een antwoord van de leverancier waaruit blijkt dat hij het protest bevestigt of de track-and-trace van een aangetekend schrijven. Zo kan je aantonen dat je bezwaar tijdig en daadwerkelijk werd meegedeeld.

Voor verdere informatie of vragen over het protesteren van een factuur kan je steeds contact opnemen met ons kantoor.