Binnen jouw onderneming maak je wellicht gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken, misschien zelfs zonder dat je het beseft. Het gaat om artikelen, afbeeldingen, en alle soort beschermde werken die ook snel worden gedeeld onder collega’s, medewerkers, klanten, etc. Voor het gebruik van deze auteursrechtelijk beschermde werken, moet je ieder jaar een aangifte indienen en reproductievergoedingen betalen. Toch hoeven niet alle ondernemingen dit te doen. Welke ondernemingen moeten nu de aangifte indienen? Wat is de reprobel-aangifte en hoe moet dit ingediend worden?
Wie is Reprobel?
Voor de reproductie (prints, fotokopieën en intern digitaal gebruik) van auteursrechtelijk beschermde werken zoals krantenartikelen, afbeeldingen, boeken, gedichten,… moet door professionele gebruikers zoals ondernemingen, een specifieke vergoeding betaald worden. Zo niet, dan wordt in principe het auteursrecht geschonden. De vergoedingen worden geïnd door de instantie Reprobel die deze hierna herverdelen onder de auteurs. Je kan dit vergelijken met de instantie SABAM, die vergoedingen int voor auteursrechten op muziek.
Als je zelf auteur of uitgever bent, kan je ook een vergoeding ontvangen. Je kan je hiervoor aansluiten bij een lid-beheersvennootschap van Reprobel.
Voor wie is de reprobel-aangifte?
Ondernemers dienen elk jaar aan te geven hoeveel kopieën/prints ze genomen hebben van de beschermde werken en moeten daarvoor een vergoeding betalen. De aangifte wordt gedaan via het elektronisch portaal van Reprobel.
Enkel ondernemers die begin 2022 een brief ontvangen hebben met een gebruikersnaam en wachtwoord, dienen deze aangifte te doen. Reprobel is momenteel bezig met een inhaalmanoeuvre en op termijn zal iedereen jaarlijks een brief ontvangen. Heb je nog geen brief ontvangen en wens je toch een aangifte te doen, dan kan je dat spontaan door Reprobel te contacteren. De deadline voor de aangifte met betrekking tot het jaar 2021 is 15 april 2022.
Hoeveel bedraagt de vergoeding?
Als ondernemer kan je kiezen om per genomen kopie/print een vergoeding te betalen. De vergoeding per pagina voor een kopie bedraagt € 0,0554 excl. btw en voor een print € 0,066 excl. btw.
Je kan ook opteren om een jaarlijks standaardtarief te betalen per voltijdse werknemer, die € 8, € 12 of € 20 bedraagt.
Daarnaast kan je als ondernemer ook een licentie kopen. De kostprijs van de licentie varieert van € 35 tot meer dan € 85, afhankelijk van het aantal werknemers en de categorie waar jouw onderneming toebehoort. Deze is wel duurder maar biedt verschillende voordelen zoals o.a. vaste vergoedingen, minder administratief werk om de hoeveelheden aan te geven, geen risico op controles of wettelijke tariefverhogingen, etc. Meer info over het gebruik, de overige voordelen en de kostprijs van de licentie vind je hier terug.
Als je een brief ontvangen hebt maar je maakt geen gebruik van de auteursrechtelijke beschermde werken, dan moet je toch verplicht een aangifte indienen, namelijk een nulaangifte. Je dient hiervoor uiteraard niets te betalen. Let wel op, bij een nulaangifte ligt de bewijsplicht bij de aangever. Er zijn controleurs die wettelijk bevoegd zijn om de aangiftes te controleren dus als je niets doet of onterecht een nulaangifte indient, kan je een boete oplopen.
Wettelijke sancties en controles
In de toekomst zullen er ongetwijfeld controles volgen op deze reprobelvergoeding. Er kan:
- een verhoogd paginatarief gelden voor laattijdig en/of onjuiste aangifte van fotokopieën;
- ter controle formeel verzocht worden om informatie te sturen of kunnen zij informatie (betreft de tellerstanden of reproductieapparaten) opvragen bij de leasemaatschappij;
- door Reprobel wettelijke expertises gestart worden en bij bewijs van misbruik zal de kostprijs door de onderneming die misbreuk pleegt betaald moeten worden;
- door Reprobel bevoegde agenten gestuurd worden om ter plaatste een bezoek te brengen en vaststellingen te doen;
- indien er een inbreuk wordt vastgesteld, de licentievergoeding X3 of X4 worden aangerekend of indien je geen gebruik maakt van een licentie, de gewone vergoedingen met een verhoging erbovenop (zonder maximumbedrag).
Hoe de aangifte indienen?
Je kan de aangifte gemakkelijk indienen via het onlineportaal van Reprobel: https://portal.reprobel.be/. Controleer of alle gegevens correct zijn en vul de ontbrekende gegevens in. Voor de vergoeding kies je ofwel voor de licentie of voor de vergoedingsregeling per kopie of per werknemer.
Als u een brief ontvangen heeft, vergeet dan zeker niet voor 15 april 2022 de aangifte in te dienen. Bij verlies van uw brief of voor spontane aangifte, kan u altijd contact opnemen met Reprobel.