Vaak worden er facturen opgemaakt die niet voldoen aan de vereisten voor de BTW-wetgeving. Nochtans, kunnen wij het belang van een goed opgestelde factuur met alle wettelijk voorgeschreven vermeldingen daarop niet genoeg benadrukken. Een niet BTW-conforme factuur kan de uitreiker immers een hoge boete opleveren en de ontvanger van de factuur kan zijn recht op aftrek van de BTW hierdoor verliezen.

Hieronder vatten wij voor u nog eens de verplichte factuurvermeldingen samen:

• het woord “factuur”;
• datum en volgnummer van factuur;
• naam en adres van de uitreiker en van de medecontractant of de maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon;
• het nummer van de bankrekening;
• het BTW-nummer / ondernemingsnummer; Een vaak geziene fout op een ongeldige factuur, is het ontbreken van het BTW–nummer. Dit nummer begint met de letters “BE”, zoals bijvoorbeeld “BE 0123.456.789”. Een factuur met vermelding van het nummer dat niet wordt voorafgegaan door “BE” is principieel een ongeldige factuur.
• leveringsdatum;
• beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen/de verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, alsmede het BTW-tarief;
• prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn);
• bedrag van de verschuldigde BTW (eventueel per tarief);
• eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde handeling niet aan de BTW onderworpen is;
• plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum;
• een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt.
• algemene voorwaarden (niet verplicht, maar u doet er toch beter aan ze mee op te nemen, desnoods op de achterzijde).

In bepaalde gevallen zullen er ook nog bijkomende bijzondere vermeldingen moeten opgenomen worden op de factuur:

• ‘BTW verlegd’, indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant
• ‘factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
• ‘vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
• bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen)

Taal van de factuur? De locatie van de exploitatiezetel is bepalend voor de taal waarin de factuur moet worden opgesteld. Spreektaal, woonplaats of voorkeur van de ontvanger vormen niet het criterium. Is de exploitatiezetel van de onderneming gelegen in het Nederlandse taalgebied, dan moet de factuur opgesteld worden in het Nederlands.

Uw factuur moet worden opgemaakt uiterlijk op de 15e van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit plaatsvindt of een voorschot ontvangen wordt. Eénmaal per kwartaal factureren is dus niet correct. Uw facturen éénmaal per maand opmaken is in orde voor de BTW, zolang u dit maar ten laatste doet op de vijftiende dag van de maand die volgt. Als bijvoorbeeld het belastbaar feit plaats vindt op 23 juni, dan dient de factuur ten laatste opgemaakt te worden op 15 juli.

Gevolgen van incorrecte of laattijdige factuur voor de BTW? Indien de factuur niet tijdig wordt uitgereikt of niet alle verplichte vermeldingen bevat, dan kan een boete van 50 EUR per factuur met een maximum van 500 EUR voor de eerste overtreding worden opgelegd. Bij de tweede overtreding bedraagt de boete 125 EUR per factuur met een maximum van 1250 EUR en bij de volgende overtredingen bedraagt de boete 250 EUR per factuur met als maximum 5000 EUR. Voor uw klanten heeft een onregelmatige factuur tot gevolg dat de BTW in principe niet aftrekbaar is. Ook uw klanten hebben er dus alle belang bij dat uw facturen correct worden opgesteld.

Bent u niet zeker of alle verplichtingen op uw factuur voorkomen, dan kan u deze altijd even door ons laten nakijken. Deze check-up kan uw onderneming flink wat geld kan besparen!