Sedert 01/01/2023 is de regeling voor btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik gewijzigd. Deze methode is enkel van toepassing voor de zogenaamde “gemengde” belastingplichtigen. Wat houdt dit concreet in en wat zijn de gevolgen hiervan? We geven hieronder een overzicht.
Wat is een “gemengd” btw-belastingplichtige?
Een gemengd btw-belastingplichtige verricht zowel btw-plichtige activiteiten als btw-vrijgestelde activiteiten. Hierdoor is de btw op hun aangerekende kosten niet volledig aftrekbaar.
Een voorbeeld: Kenneth is een kinesist die twee soorten activiteiten heeft. Enerzijds verricht hij kinesitherapie op de traditionele manier die een therapeutisch doel heeft waardoor deze handelingen vrijgesteld zijn van btw (onder artikel 44). Anderzijds verzorgt hij ook groepstrainingen zonder therapeutisch doel die een omzet teweeg brengen van méér dan 25.000 euro waardoor deze niet vrijgesteld zijn en dus onderworpen zijn aan btw. Hierdoor is hij enerzijds vrijgesteld van btw en anderzijds niet, wat hem dus een gemengd btw-plichtige maakt.
Maar welke btw-aftrek mogen ze dan wel toepassen? Deze aftrek kan bepaald worden via twee methodes. Enerzijds kan deze bepaald worden via de methode van het algemeen verhoudingsgetal, zijnde een percentage gebaseerd op de met btw belaste omzet ten opzichte van hun totale omzet.
Anderzijds kan de verhouding vastgelegd worden op basis van het werkelijk gebruik. Het is dan ook deze laatste methode die sedert 01/01/2023 enkele aanpassingen onderging.
Hoe passen we deze methode van het werkelijk gebruik toe?
De btw die aangerekend werd op de aankopen die verbonden zijn met de belaste omzet kunnen volledig in aftrek worden genomen. De btw op aankopen die verbonden zijn met de volledig vrijgestelde activiteit kunnen niet afgetrokken worden. De btw op aankopen die verbonden zijn met beide activiteiten kan men in aftrek nemen via de bijzondere verhoudingsgetallen.
Om deze methode van het werkelijk gebruik te kunnen toepassen, moest er voor 01/01/2023 een specifiek akkoord gevraagd worden aan de BTW administratie. Dat was behoorlijk omslachtig en er werd dan ook gevraagd om dit te vereenvoudigen.
Wat wijzigt er vanaf 01/01/2023?
Vanaf 01/01/2023 kan je een voorafgaandelijke kennisgeving doen als je gebruik wil maken van de methode volgens het werkelijk gebruik. Deze kennisgeving zal moeten gebeuren via het elektronisch formulier e604A, dat ingediend kan worden via MyMinfin. Een wijziging kan doorgegeven worden via het elektronisch formulier e604B.
Er moet dus niet meer gewacht worden op het uitdrukkelijk akkoord van de BTW administratie om de methode van werkelijk gebruik toe te passen. U krijgt enkel nog een ontvangstbevestiging.
We geven even een voorbeeld via verschillende situaties:
1. Je bent een gemengde btw-belastingplichtige die wil opteren voor de methode van het werkelijk gebruik.
Je kan eenvoudig via deze elektronische kennisgeving overgaan naar de methode van het werkelijk gebruik, maar de kennisgeving moet wel gedaan worden voor het einde van het eerste aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar. In het geval van een maandaangever betekent dit kennisgeving tegen 31/01. In het geval van een kwartaalaangever betekent dit kennisgeving tegen 31/03.
De regeling mag dan toegepast worden vanaf 01/01 van het betrokken kalenderjaar.
2. Je wordt door de start of een wijziging van je activiteit een gemengde btw-belastingplichtige.
Indien je gebruik wil maken van de methode van werkelijk gebruik, moet de kennisgeving plaatsvinden voor het einde van het eerste aangiftetijdvak dat volgt op de aanvang of wijziging van de activiteit.
De regeling start dan vanaf de 1e dag van de aangifteperiode volgend op de aanvang of wijziging van je activiteit. Maar men zal aanvaarden dat deze regeling al meteen toegepast wordt vanaf de start of wijziging van je activiteit.
Voorbeeld: de nieuwe (of gewijzigde) activiteit start op 22/06/2023 en je bent een kwartaalaangever. De kennisgeving moet ten laatste op 30/09/2023 gedaan zijn.
3. Je bent een gemengde btw-belastingplichtige die reeds gebruik maakt van de methode van het werkelijk gebruik.
Ten laatste 30/06/2023 zal je moeten bevestigen dat deze methode behouden blijft.
Deze kennisgeving kan doorgegeven worden via het elektronisch formulier e604B.
Deze kennisgeving geldt voor onbepaalde duur. Het is dus niet nodig deze het jaar erop nogmaals te bevestigen. Het is wel verplicht deze methode aan te houden tot ten minste 31/12 van het 3de jaar na datum van uitwerking van de kennisgeving.
Voorbeeld: Je bent gestart met deze methode op 01/04/2023, dan moet je deze methode ten minste toepassen tot 31/12/2026.
Wil je deze methode stopzetten na de verplichte periode van 3 jaar, dan moet wederom een kennisgeving gegeven worden via het elektronische aangifteformulier e604B. Deze kennisgeving zal uitwerking hebben vanaf 01/01 van het jaar volgend op de kennisgeving.
Wordt deze methode automatisch goedgekeurd?
De administratie zal geen expliciete toestemming meer verlenen, maar zij kunnen wél de toepassing van deze methode gaan weigeren. Ten laatste op 31/12 van het jaar dat volgt op het jaar waarin de kennisgeving zijn uitwerking had wordt een gemotiveerde weigeringsbeslissing meegedeeld aan de belastingplichtige. De weigering geldt vanaf de eerste dag dat uw kennisgeving uitwerking had.
Voorbeeld: kennisgeving ging op 01/01/2023 in uitwerking, dan hebben ze tijd tot 31/12/2024 om hun weigering mee te delen. De weigering heeft een retroactieve uitwerking vanaf 01/01/2023.
Welke gegevens moeten jaarlijks of bij aanvang meegedeeld worden?
Je moet bepaalde gegevens over de uitoefening van het recht op aftrek volgens het werkelijk gebruik meedelen. Je doet dit via Intervat bij de indiening van je periodieke aangiften.
Maandaangever: bij de indiening van uw aangifte over één van de eerste 3 maanden (uiterlijk 20/02, 20/03 of 20/04).
Kwartaalaangever: bij de indiening van uw aangifte over het 1e kwartaal (uiterlijk 20/04).
Je geeft volgende gegevens door:
- Het definitieve algemene verhoudingsgetal over het voorgaande kalenderjaar;
- De opdeling (in procenten) van de aangerekende belasting op handelingen:
- die uitsluitend gebruikt worden voor de activiteiten met volledig recht op aftrek,
- die uitsluitend gebruikt worden voor de activiteiten die geen recht op aftrek hebben,
- die voor beide activiteiten worden gebruikt.
- De bijzondere verhoudingsgetallen.
Op basis hiervan zal de btw administratie de toepassing van de methode van het werkelijk gebruik beoordelen en al dan niet weigeren.
Tot slot.
Zowel de gemengde belastingplichtigen die reeds de methode van werkelijk gebruik in het verleden toepasten, als de belastingplichtigen die dit vanaf heden zouden willen gebruiken, moeten tijdig hun elektronische melding doen indien ze in de toekomst (nog) van deze methode gebruik willen maken.
Als de voorafgaande kennisgeving niet gedaan wordt binnen de voorziene termijn, dan kan de methode van werkelijk gebruik pas vanaf 1/1 van het volgende kalenderjaar toegepast worden, op voorwaarde dat de kennisgeving dan wél tijdig doorgegeven wordt.
In elk geval is het interessant om even te bekijken welke methode van btw-aftrek nu eigenlijk nog het meest interessant is voor jouw vennootschap. Hou er wel rekening mee dat de administratie je nog steeds kan verplichten om de methode van werkelijk gebruik toe te passen indien het gebruik van het algemeen verhoudingsgetal (zie eerste methode bovenaan) onredelijk is.