Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische ondernemingen verplicht om digitaal te factureren (B2B-relatie), ook wel e-invoicing genoemd. Deze verplichting werd in het leven geroepen om btw-fraude te bestrijden en de administratieve lasten voor bedrijven te verminderen.

Een e-invoice is een gecodeerde factuur, gecreëerd volgens een gestandaardiseerde structuur met velden die voldoen aan de UBL (Universal Business Language) normen. Dit is dus zeker niet hetzelfde als een factuur die je in pdf-formaat hebt omgezet om zo via e-mail door te sturen. Dit voldoet niet aan de nodige achterliggende structuur.

Op heden is e-invoicing in België reeds verplicht voor bedrijven die factureren aan overheidsinstanties, bedrijven die onder controle staan van overheidsinstanties of erdoor gesubsidieerd zijn. Vanaf 2026 zal deze verplichting gelden voor álle bedrijven die onderling factureren (B2B). Concreet zal dit dus gelden voor BTW belastingplichtigen die factureren aan andere BTW belastingplichtigen en dit voor een binnenlandse BTW handeling. Ook belastingplichtigen die vrijgesteld zijn van BTW zijn hieraan onderworpen, behalve indien zij die BTW vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 W.BTW (bv. een arts).

Deze verplichte digitale facturatie verloopt via het Peppol-netwerk, een internationaal platform dat door zowel overheden als bedrijven gebruikt wordt voor het versturen en ontvangen van facturen. De gestructureerde elektronische facturen worden in XML-formaat verstuurd en worden automatisch door de softwareprogramma’s ingelezen en verwerkt.

Het voordeel van e-invoicing is dat je veel tijd bespaart, de kosten voor facturatie zijn goedkoper en er worden hierdoor ook minder fouten gemaakt.

Op heden beschikken ook steeds meer boekhoudpakketten over de nodige koppelingen met de bank alsook het Peppol-netwerk om de facturatie, de verwerking ervan en het betalen van facturen automatisch én dus een pak vlotter te laten verlopen.

Ondernemingen die kosten moeten maken voor een nieuw softwarepakket, kunnen genieten van een fiscale aftrek van 120%. Meer info hierover lees je in ons artikel “Kosten e-invoicing voor 120% fiscaal aftrekbaar” die je via volgende link kan terugvinden: https://www.accofisc.be/nieuws....

Bedrijven hebben dus nog twee jaar om zich voor te bereiden op deze verplichte digitale facturatie. Wachten tot 2026 hoeft zeker niet als jouw huidige softwarepakket al de mogelijkheid biedt om digitaal te factureren. De verplichting tot e-invoicing kan je ook aanzien als opportuniteit om je facturatieproces te digitaliseren en zo efficiënter te maken.

Wij bij Accofisc staan klaar om je te begeleiden bij het optimaliseren van je digitale werkprocessen en je te ondersteunen bij de zoektocht naar het juiste facturatiepakket afgestemd op de noden van de vennootschap.