Het UBO-register dient niet alleen correct ingevuld te worden maar dient ook ieder jaar herbevestigd te worden. Bij niet-naleving van de UBO-verplichting kan bovenop een administratieve boete, de vennootschap ook geschrapt worden in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

In 2018 werd er een nieuwe informatieverplichting d.m.v. het UBO-register in het leven geroepen, dit in het kader van de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Wat het UBO-register is, wie geregistreerd moet worden en welke gegevens er opgenomen moet worden kan je lezen in ons artikel: "Het UBO-register: De nieuwe informatieverplichting vanaf 31 oktober 2018".

Bij niet-naleving van de UBO-verplichting werden al administratieve boetes opgelegd van 250 tot 50.000 euro. Sinds eind 2023 kan bovenop de administratieve boete, de vennootschap ook ambtshalve doorgehaald (geschrapt) worden in de KBO. De schrapping zorgt er niet voor dat de vennootschap ophoudt met bestaan maar het brengt wel gevolgen met zich mee o.a.:

• De vennootschap mag geen activiteiten meer uitoefenen;
• De schrapping wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad;
• Alle rechtsvorderingen van de vennootschap worden onontvankelijk, d.w.z. dat als er klanten niet betalen, de vennootschap niet naar de rechtbank kan stappen om deze onbetaalde facturen te vorderen.

De ambtshalve doorhaling wordt pas ingetrokken van zodra de vennootschap de UBO-formaliteiten in orde brengt. Net als de schrapping wordt ook de intrekking van de doorhaling gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Om de jaarlijkse herbevestiging niet te vergeten en de bovenstaande sancties te vermijden, raadt Accofisc aan om over te stappen naar een elektronisch effectenregister (eStox). Via eStox wordt het UBO-register automatisch ingevuld en jaarlijks herbevestigd. Meer over eStox kan je lezen in ons artikel: “Digitaliseer je aandelenregister met eStox”.